Bezpieczne uwierzytelnianie niezbędnym krokiem we wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur

Firmy działające w Polsce muszą przygotować się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który od 2024 roku będzie obligatoryjny. Wiąże się to z koniecznością automatyzacji procesów związanych z agregacją i przetwarzaniem informacji. Pierwszym krokiem, który pomoże przygotować organizację do zmian, jest decyzja o wyborze narzędzia do bezpiecznej identyfikacji użytkowników. Zapewniają to m.in. kwalifikowane usługi zaufania, dostarczane przez jednego z pięciu certyfikowanych dostawców w Polsce, firmę EuroCert. 

Nowe regulacje obejmą wiele obszarów funkcjonowania firm, począwszy od finansowo-księgowych, prawnych i IT, dlatego warto z wyprzedzeniem przyjrzeć się tym przepisom, by odpowiednio się do nich przygotować. Wystawianie faktur w ustrukturyzowanej formie wymaga zebrania wielu dodatkowych danych w porównaniu do standardowych faktur, co pozwoli dostarczyć wiedzę o fakturowaniu w czasie rzeczywistym. By wystawiać e-faktury i nimi zarządzać, konieczne będzie uwierzytelnienie użytkownika oraz nadanie przez przedsiębiorstwo lub upoważnione osoby ról i uprawnień. Możliwość korzystania z KSeF będą miały tylko podmioty zidentyfikowane w sposób elektroniczny.

Przewaga usług kwalifikowanych

Przedsiębiorstwa (podatnicy), inne podmioty uprawnione i osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA przez podatnika już mogą korzystać z KSeF. W związku z tym, że każde działanie w systemie wymaga uwierzytelnienia, trzeba wybrać metodę identyfikacji odpowiadającą specyfice organizacji.

Firmom, które już dziś zdecydowały się przystąpić do systemu, a więc jeszcze w okresie przejściowym, dostarczamy skutecznie i bezpieczne rozwiązanie do integracji z systemem KSeF. Dzięki nim nasi klienci oszczędzają czas, automatyzują proces i nie martwią się o bezpieczeństwo. EuroCert od lat dostarcza również inne usługi, których zastosowanie obejmuje także inne pola biznesu, nie tylko obsługę KSeF – mówi  Łukasz Konikiewicz, prezes zarządu firmy EuroCert.   

Korzystanie z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do obsługi Aplikacji Podatnika wiąże się z największą wygodą, ponieważ pozwala uwierzytelniać dokumenty jedynie za pomocą danych podmiotu. E-pieczęć identyfikuje tożsamość organizacji, gwarantuje integralność danych, a co za tym idzie, oryginalność dokumentu. Jest też bezpieczna, ponieważ nie pozwala zaciągać zobowiązań w imieniu instytucji. Co ważne, mogą korzystać z niej wyłącznie upoważnione osoby w firmie, a opieczętowane nią dokumenty traktowane są na równi z papierowymi. Jest to rozwiązanie rekomendowane zwłaszcza średnim i dużym organizacjom, które przetwarzają miesięcznie setki, czy nawet tysiące faktur. Dla mniejszych podmiotów wystarczającym rozwiązaniem będzie kwalifikowany podpis elektroniczny, 

Innymi dostępnymi metodami identyfikacji w KSeF są podpis zaufany w ramach systemu ePUAP czy token generowany przez KSeF, którego bezpieczeństwo jest jednak ograniczone. 

KSeF w pigułce

Ministerstwo Finansów uruchomiło Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza rewolucyjne zmiany w obszarze fakturowania. Od 1 stycznia 2024 roku faktury ustrukturyzowane staną się jedyną obowiązującą formą dokumentów sprzedażowych dla wszystkich podatników. By korzystać z KSeF, przedsiębiorcy będą musieli zidentyfikować reprezentowany podmiot i założyć profil w Aplikacji Podatnika, posiadać zintegrowany system fakturowo-księgowy oraz przydzielić osobom w organizacji odpowiednie role i metodę identyfikacji.

Trud przygotowania organizacji do KSeF niesie ze sobą jednak korzyści. Zalicza się do nich przejście wyłącznie na obieg faktur w wersji elektronicznej, co wiąże się z oszczędnością czasu i finansów. To również minimalizacja ryzyka zagubienia dokumentów, większe bezpieczeństwo w rozliczaniu z kontrahentami i skrócenie procesu ściągalności należności. Ponadto nowy system umożliwi pełną kontrolę i stały dostęp do faktur przychodzących i wychodzących, a ich ustrukturyzowany, jednolity format ograniczy błędy w odczycie i zredukuje czas rejestracji danych. Dla przedsiębiorców, którzy skorzystają z KSeF jeszcze w okresie przejściowym, ustawodawca uwzględnił także przyspieszony zwrot podatku VAT, w ciągu 40, a nie obecnych 60 dni. 

Wdrożenie nowych regulacji w zakresie e-faktur w organizacjach wymaga przygotowań w obszarze procesów i technologii, a także przeszkolenia upoważnionego do wystawiania i odbioru faktur personelu, warto więc zacząć działać z wyprzedzeniem. Podjęcie wcześniej obligatoryjnej decyzji, jaką jest wybór sposobu uwierzytelniania w KSeF, ułatwi sprawne poruszanie się w Aplikacji Podatnika, a kwalifikowane usługi zaufania dostarczane przez firmę EuroCert zapewnią komfort i bezpieczeństwo identyfikacji.  

Nowe technologie

Istota wykorzystania danych

W tym momencie każda fabryka generuje, odbiera i analizuje niesamowite ilości danych. Wiedza pracowników czy przekazywane między sobą komunikaty okazują się bowiem już niewystarczające. Wraz ze wzrostem rozmiaru firm produkcyjnych oraz rozszerzających się możliwości docierania do szerokiego grona odbiorców, oczywistością staje się konieczność odpowiedniego integrowania pojawiających się z każdych stron informacji.

Funkcjonowanie zautomatyzowanych maszyn czy podejmowanie automatycznych decyzji przez sztuczną inteligencję jest całkowicie niemożliwe, jeśli działania nie opierają się na danych. W związku z tym nieodłącznym elementem przedsiębiorstw powinny być systemy, które będą je zbierać i przechowywać. Istotne jest jednak także to, żeby wszelkie dane były cały czas dostępne. W tym celu świetnie sprawdzają się tak zwane chmury danych, do których dostęp jest przydzielany zdalnie, z niemal każdego miejsca na ziemi.

Blockchain

Chociaż większość ludzi myśli o technologii blockchain w odniesieniu do kryptowalut takich jak bitcoin, blockchain oferuje bezpieczeństwo, które jest przydatne na wiele innych sposobów. Zobacz aplikacje do kryptowalut, które polecamy.

W najprostszym ujęciu blockchain można opisać jako dane, do których można tylko dodawać nowe informacje. Stąd termin "łańcuch", ponieważ tworzysz łańcuch danych. Brak możliwości zmiany poprzednich bloków jest tym, co czyni go tak bezpiecznym. Ponadto, blockchainy są napędzane konsensusem, więc żaden podmiot nie może przejąć kontroli nad danymi. Dzięki blockchainowi nie jest potrzebna zaufana strona trzecia do nadzorowania lub zatwierdzania transakcji.

Kilka branż angażuje się i wdraża blockchain, a wraz ze wzrostem wykorzystania tej technologii rośnie również zapotrzebowanie na wykwalifikowanych specjalistów.

RPA - zrobotyzowana automatyzacja procesów biznesowych

Robotic Process Automation, czyli RPA, to kolejna technologia, która automatyzuje pracę. Polega na wykorzystaniu oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych, takich jak interpretacja aplikacji, przetwarzanie transakcji, praca z danymi, a nawet odpowiadanie na e-maile. RPA automatyzuje powtarzające się zadania, które kiedyś wykonywali ludzie.

RPA tworzy nowe miejsca pracy, jednocześnie zmieniając istniejące. Mniej niż 5 procent zawodów może zostać całkowicie zautomatyzowanych. Robotic Process Automation oferuje wiele możliwości kariery, w tym pracę programisty, kierownika projektu, analityka biznesowego, architekta rozwiązań i konsultanta.

Ciekawy podcast o technologii

IM24 Podcast to miejsce, w którym zdobędziesz wiedzę na temat cyberbezpieczeństwa. Posłuchasz o tym jak bezpiecznie poruszać się w świecie internetu i jak uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji oraz przykrych niespodzianek.

Słuchaj na https://im24podcast.pl/

Polecane odcinki:

Napisz komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *