Drukarka fiskalna − urządzenie rejestrujące przychody pochodzące ze sprzedaży detalicznej na potrzeby rozliczenia podatku (dochodowego i VAT). Aby mogła być używana w tym celu zgodnie z prawem, musi posiadać homologację.
W odróżnieniu od kasy fiskalnej, drukarka fiskalna nie może pracować samodzielnie (bez podłączenia do komputera) i jej zadanie polega jedynie na rejestracji oraz wydruku paragonów.
Kasa fiskalna to podstawowe urządzenie do prowadzenia sprzedaży detalicznej tj. wystawiania paragonów fiskalnych. Została zaprojektowane do samodzielnej pracy. Wszystkie dane, w tym baza towarów i usług, czyli tzw. PLU, mogą zostać zaprogramowane na kasie, bezpośrednio z klawiatury urządzenia. Możemy to wykonać samodzielnie lub korzystając ze wsparcia autoryzowanego serwisu.
Zupełnie inaczej sprawa wygląda w przypadku drukarki fiskalnej. Aby spełniała tę samą funkcję co kasa, drukarka musi zostać połączona z programem programem sprzedażowym zainstalowanym na komputerze lub laptopie. Program – poza szeregiem funkcjonalności – zbiera informacje o obrocie handlowym i rejestruje go w pamięci drukarki fiskalnej. Wszystkie paragony i faktury muszą być wystawiane przy użyciu właśnie tego programu komputerowego.
Kasa fiskalna wydaje się idealnym wyborem dla tych, którzy prowadzą niewielką firmę z mało rozbudowanym portfolio produktów czy usług (czytaj: Jaka kasa fiskalna pasuje do Twojego biznesu?). Wybiorą ją z pewnością również ci przedsiębiorcy, którzy na starcie swojego biznesu nie chcą inwestować dużych nakładów w sprzęt fiskalny oraz dodatkowe oprogramowanie.
Z drukarką fiskalną, a tak naprawdę z systemem sprzedażowym, najbardziej polubią się natomiast właściciele punktów sprzedaży i usług z dużym asortymentem produktów (kilka-, a na pewno kilkaset tysięcy pozycji towarowych). Mowa tu np. o sklepach odzieżowych, punktach gastronomicznych, stacjach paliw, hurtowniach, sklepach spożywczych, sklepach z artykułami RTV AGD czy o marketach drogeryjnych.
Najważniejszym aspektem jest dopasowanie urządzenia do charakteru działalności i potrzeb z nim związanych. Cena i wygląd zewnętrzny nie są tu najważniejsze. W pierwszej kolejności warto sobie zadać pytanie czy urządzenie będzie wykorzystywane stacjonarnie w jednym punkcie, czy będzie przewożone. Jeżeli w grę wchodzi sprzedaż terenowa, najlepiej postawić na jak najmniejsze wymiary kasy, tak żeby jej przenoszenie nie stanowiło problemu. W przypadku sklepów małych i średnich, nie potrzeba inwestować w wielkie i rozbudowane kasy. Będą one zatem niezbędne w przypadku punktów sprzedaży, które operują olbrzymią ilością towarów i przeprowadzają dużo transakcji. W takim przypadku potrzebne będzie urządzenie, które współdziała z innymi kasami i programem magazynowym. Warto zwrócić uwagę na możliwość elektronicznego zapisywania kopii zapasowej paragonu i postawić na takie urządzenie, które tę funkcję posiada. Dzięki temu, przedsiębiorca zyskuje możliwość poczynienia oszczędności wynikającej z braku konieczności dublowania wydruku paragonu, którego kopie przedsiębiorca zobowiązany jest archiwizować do kontroli. Kasy wyposażone w elektroniczną możliwość zapisywania kopii paragonu, gromadzą je na kartach pamięci, które pozwalają gromadzić dane z wielu lat pracy nawet dużego hipermarketu. To zarówno oszczędność finansowe dzięki mniejszemu zużyciu papieru, jak i uwolnienie się od konieczności wygospodarowania miejsca na gromadzenie dokumentacji papierowej. Jeżeli kupujemy kasę, która posiada funkcję elektronicznego zapisu kopii paragonu, postawmy na urządzenie z drukarką termiczną. Jej praca jest o wiele szybsza i bardziej cicha, co z kolei buduje poczucie profesjonalizmu firmy. Druk jest mniej trwały i szybciej blaknie, ale jeżeli nie musimy magazynować papierowych kopii paragonu, nie stanowi to dla nas żadnego problemu.